[Media Caucus] Fwd: [WSIS CS-Plenary] Synthesis - CS Bureau meeting - 26/06/04

[arne]

> Von: Viola Krebs <viola at icvolunteers.org>
> Datum: Di, 29. Jun 2004  18:56:09 Europe/Berlin
> An: plenary at wsis-cs.org
> Betreff: [WSIS CS-Plenary] Synthesis - CS Bureau meeting - 26/06/04
> Antwort an: plenary at wsis-cs.org
>
> English version at the top
> Version française dessous
>
> *****************
> Dear Colleagues,
>
> Please find below a synthesis of the WSIS Civil Society Bureau meeting 
> taking place on 26 June 2004 in Hammamet, Tunisia. It contains some 
> suggestions / a road map on how to move forward from now to the next 
> PrepCom, which will take place in February 2005 in Geneva.
>
> Kind regards,
>
> Viola
> Focal Point for the Volunteer Family
>
> *****************
> Minutes, 26 June 2004
>
> 1. Procedure
>
> Procedure needs to be established in writing if it has not already 
> been so (e.g. documents written during PrepCom 2 of phase 1). It needs 
> to be repeated at the start of the first plenary of each PrepCom / 
> event (in paper, oral and online form).
>
> The CS Plenary should be structured as follows: 5 min. report from the 
> Bureau and 15 min for questions and answers; 5 min. report from 
> Contents and Themes and 15 min. for questions and answers.
>
> It was suggested that the time of the Plenary should be extended to 
> 1.5 hours.
>
> 2. Bureau: the way forward
>
> We have moved into the second phase of the WSIS, it is seems necessary 
> to consider the way forward for the International CS Bureau. The 
> composition and mechanisms will therefore be reviewed by a sub-group 
> of the Bureau which will submit concrete proposals by September.
>
> Each CS Bureau Family that wishes to continue working should submit a 
> report of phase 1 by 15 September. It will be the basis for the 
> evaluation process. It appears that, in addition to the constituencies 
> represented, the networking capacity of families should be taken into 
> consideration.
>
> 3. Financing
>
> We need to identify financing sources and mechanisms to allow more CS 
> participants to attend. To do this, it is recommended to create a 
> working group that can write grants for the CS Bureau and CS at large. 
> One starting point is the existing CS fund that was created by Tunisia 
> and contains currently 400,000 Dinars.
>
> We should in particular have a look at funding possibilities from 
> North American Foundations (e.g. Rockefeller, Ford, etc.) that were 
> not present at all. 
>
> We also should approach the private sector for funding.
>
> 4. Comments about PrepCom 1, what has worked, what are the lessons 
> that can be learned?
>
> Interpretation has been an issue for CS participation in this PrepCom. 
> Indeed, not all sessions had benefited from interpretation, which 
> created communication problems. In phase 1 of the Summit, volunteer 
> interpreters were provided. This could be done again, provided 
> expenses were reimbursed. Languages to be covered should be English, 
> French, Spanish and the language of the host country (e.g. Arabic).
>
> 5. Action Plan
>
> a) Four sub-groups of the Bureau have been created to work on specific 
> documents:
> -       Overall procedure for CS
> -       Way forward for the International CS Bureau
> -       Financing group (dealing with grant writing)
> -       Liaison person to recommend creation of contents and theme 
> procedures group
>
> Timelines:      Pre-final version by 15 September 2004
>                 Final documents by the beginning of October 2004
>
> b) Make sure that the email archive of the CS Plenary guarantees the 
> accessibility of all the documents sent to the list, including 
> attachments.
>
> *****************
> Chers Collègues,
>
> Veuillez trouver ci-dessous une synthèse de la réunion du Bureau de la 
> société civile du SMSI qui a eu lieu le 26 juin 2004 à Hammamet, en 
> Tunisie. La synthèse contient des suggestions / un plan d'action entre 
> maintenant et le prochain PrepCom qui aura lieu à Genève au mois de 
> février 2005.
>
> Avec mes meilleurs messages,
>
> Viola
> Point de contact de la Famille des Volontaires
>
> *****************
> PV, 26 juin 2004
>
> 1. Procédure
>
> La procédure doit être établie par écrit si ce n'a pas déjà été fait 
> (documents écrits durant le PrepCom 2 de la phase 1 du Sommet. Elle 
> doit être répétée au début de la première séance plénière de chaque 
> PrepCom / événement (en version papier, oralement  et en ligne).
>
> La Séance plénière de  la CS devrait être structurée comme suit : 
> rapport du Bureau de 5 minutes et 15 minutes pour les questions et 
> réponses; 5 minutes pour le rapport du groupe Thèmes et Contenus et 15 
> minutes pour les questions et réponses.
>
> Il a été suggéré que le temps de la séance plénière journalière 
> devrait être prolongé à une heure et demie.
>
> 2. Bureau : Vision pour le futur
>
> Nous avons entamé la deuxième phase du WSIS, il semble nécessaire de 
> considérer la suite du Bureau International de la CS. La composition 
> et les mécanismes seront donc passés en revue par un sous-groupe du 
> Bureau qui soumettra des propositions concrètes au mois de septembre.
>
> Chaque Famille membre du Bureau de la SC qui souhaite continuer d'être 
> membre du Bureau est invitée à soumettre un rapport de ses activités 
> pour la phase 1 du Sommet au 15 septembre 2004. Ce rapport formera la 
> base pour le processus d'évaluation. En plus du réseau représenté par 
> chaque Famille, sa capacité de mobilisation et travail en réseau 
> devrait être pris en considération.
>
> 3. Financement
>
> Nous devons identifier des sources de financement et des mécanismes 
> pour permettre à plus de participants de la CS d’assister aux 
> réunions. Pour le faire, on a recommandé de créer un groupe de travail 
> qui peut préparer des demandes de subventions pour le Bureau de la CS 
> et la CS en général. Un point de départ est le fonds de CS existant 
> qui a été créé par la Tunisie et contient actuellement 400,000 dinars.
>
> Nous devrions en particulier revoir les possibilités de financement 
> venant des fondations nord-américaines (par exemple. Rockefeller, 
> Ford, etc.) qui n'était pas présentes  du tout lors de la première 
> phase.
> Nous devrions aussi nous rapprocher du secteur privé pour le 
> financement.
>
> 4. Les commentaires de la PrepCom 1
>
> L'interprétation a posé un problème pour la participation de la CS 
> dans ce PrepCom. En effet, pas toutes les sessions avaient profité de 
> l'interprétation, ce qui a créé des problèmes de communication. Dans 
> la phase 1 du Sommet des interprètes volontaires ont été fournis. Cela 
> pourrait être fait de nouveau, pourvu que les frais soient remboursés. 
> Les langues à être couvertes devraient être l'anglais, le français, 
> l'espagnol et la langue du pays d'accueil (Arabe). 
>
> 5. Plan d'Action
>
> a) Quatre sous-groupes du Bureau ont été créés pour travailler sur des 
> documents spécifiques :
>
> - la procédure Complète de la CS
> - le futur du Bureau International de la CS
> - le groupe de financement
> - la personne de Liaison pour recommander la création des procédures 
> du groupe de thèmes et contenus.
>
> Délais :
> Version pré finale des documents avant le 15 septembre 2004.
> Documents finaux début octobre 2004
>
> b) Assurer que les archives des email de la Séance plénière de la CS 
> garantissent l'accessibilité à tous les documents envoyés à la liste, 
> y compris les fichiers attachés.
>
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