<html>
<font face="Times New Roman, Times" color="#FF0000"><b>English version at
the top<br>
Version française dessous<br>
<br>
</b></font><font face="Times New Roman, Times">*****************<br>
Dear Colleagues,<br>
<br>
Please find below a synthesis of the WSIS Civil Society Bureau meeting
taking place on 26 June 2004 in Hammamet, Tunisia. It contains some
suggestions / a road map on how to move forward from now to the next
PrepCom, which will take place in February 2005 in Geneva. <br>
<br>
Kind regards,<br>
<br>
Viola<br>
Focal Point for the Volunteer Family<br>
<br>
*****************<br>
<b><u>Minutes, 26 June 2004<br>
<br>
</u>1. Procedure<br>
<br>
</b>Procedure needs to be established in writing if it has not already
been so (e.g. documents written during PrepCom 2 of phase 1). It needs to
be repeated at the start of the first plenary of each PrepCom / event (in
paper, oral and online form).<br>
<br>
The CS Plenary should be structured as follows: 5 min. report from the
Bureau and 15 min for questions and answers; 5 min. report from Contents
and Themes and 15 min. for questions and answers. <br>
<br>
It was suggested that the time of the Plenary should be extended to 1.5
hours. <br>
<br>
<b>2. Bureau: the way forward<br>
<br>
</b>We have moved into the second phase of the WSIS, it is seems
necessary to consider the way forward for the International CS Bureau.
The composition and mechanisms will therefore be reviewed by a sub-group
of the Bureau which will submit concrete proposals by September.<br>
<br>
Each CS Bureau Family that wishes to continue working should submit a
report of phase 1 by 15 September. It will be the basis for the
evaluation process. It appears that, in addition to the constituencies
represented, the networking capacity of families should be taken into
consideration.<br>
<br>
<b>3. Financing<br>
<br>
</b>We need to identify financing sources and mechanisms to allow more CS
participants to attend. To do this, it is recommended to create a working
group that can write grants for the CS Bureau and CS at large. One
starting point is the existing CS fund that was created by Tunisia and
contains currently 400,000 Dinars. <br>
<br>
We should in particular have a look at funding possibilities from North
American Foundations (e.g. Rockefeller, Ford, etc.) that were not present
at all. <br>
<br>
We also should approach the private sector for funding. <br>
<br>
<b>4. Comments about PrepCom 1, what has worked, what are the lessons
that can be learned?<br>
<br>
</b>Interpretation has been an issue for CS participation in this
PrepCom. Indeed, not all sessions had benefited from interpretation,
which created communication problems. In phase 1 of the Summit, volunteer
interpreters were provided. This could be done again, provided expenses
were reimbursed. Languages to be covered should be English, French,
Spanish and the language of the host country (e.g. Arabic). <br>
<br>
<b>5. Action Plan<br>
<br>
</b>a) Four sub-groups of the Bureau have been created to work on
specific documents: <br>
-<x-tab> </x-tab>Overall
procedure for CS <br>
-<x-tab> </x-tab>Way forward for
the International CS Bureau<br>
-<x-tab> </x-tab>Financing group
(dealing with grant writing) <br>
-<x-tab> </x-tab>Liaison person
to recommend creation of contents and theme procedures group <br>
<br>
Timelines: <x-tab> </x-tab>Pre-final version
by 15 September 2004<br>
<x-tab> </x-tab><x-tab> </x-tab>Final
documents by the beginning of October 2004<br>
<br>
b) Make sure that the email archive of the CS Plenary guarantees the
accessibility of all the documents sent to the list, including
attachments. <br>
<br>
*****************<br>
Chers Collègues,<br>
<br>
Veuillez trouver ci-dessous une synthèse de la réunion du Bureau de la
société civile du SMSI qui a eu lieu le 26 juin 2004 à Hammamet, en
Tunisie. La synthèse contient des suggestions / un plan d'action entre
maintenant et le prochain PrepCom qui aura lieu à Genève au mois de
février 2005. <br>
<br>
Avec mes meilleurs messages,<br>
<br>
Viola<br>
Point de contact de la Famille des Volontaires<br>
<br>
*****************<br>
<b><u>PV, 26 juin 2004<br>
<br>
</u>1. Procédure<br>
<br>
</b>La procédure doit être établie par écrit si ce n'a pas déjà été fait
(documents écrits durant le PrepCom 2 de la phase 1 du Sommet. Elle doit
être répétée au début de la première séance plénière de chaque PrepCom /
événement (en version papier, oralement et en ligne).<br>
<br>
La Séance plénière de la CS devrait être structurée comme suit :
rapport du Bureau de 5 minutes et 15 minutes pour les questions et
réponses; 5 minutes pour le rapport du groupe Thèmes et Contenus et 15
minutes pour les questions et réponses.<br>
<br>
Il a été suggéré que le temps de la séance plénière journalière devrait
être prolongé à une heure et demie.<br>
<br>
<b>2. Bureau : Vision pour le futur <br>
<br>
</b>Nous avons entamé la deuxième phase du WSIS, il semble nécessaire de
considérer la suite du Bureau International de la CS. La composition et
les mécanismes seront donc passés en revue par un sous-groupe du Bureau
qui soumettra des propositions concrètes au mois de septembre.<br>
<br>
Chaque Famille membre du Bureau de la SC qui souhaite continuer d'être
membre du Bureau est invitée à soumettre un rapport de ses activités pour
la phase 1 du Sommet au 15 septembre 2004. Ce rapport formera la base
pour le processus d'évaluation. En plus du réseau représenté par chaque
Famille, sa capacité de mobilisation et travail en réseau devrait être
pris en considération.<br>
<br>
<b>3. Financement <br>
<br>
</b>Nous devons identifier des sources de financement et des mécanismes
pour permettre à plus de participants de la CS d’assister aux réunions.
Pour le faire, on a recommandé de créer un groupe de travail qui peut
préparer des demandes de subventions pour le Bureau de la CS et la CS en
général. Un point de départ est le fonds de CS existant qui a été créé
par la Tunisie et contient actuellement 400,000 dinars.<br>
<br>
Nous devrions en particulier revoir les possibilités de financement
venant des fondations nord-américaines (par exemple. Rockefeller, Ford,
etc.) qui n'était pas présentes du tout lors de la première
phase.<br>
Nous devrions aussi nous rapprocher du secteur privé pour le
financement.<br>
<br>
<b>4. Les commentaires de la PrepCom 1<br>
<br>
</b>L'interprétation a posé un problème pour la participation de la CS
dans ce PrepCom. En effet, pas toutes les sessions avaient profité de
l'interprétation, ce qui a créé des problèmes de communication. Dans la
phase 1 du Sommet des interprètes volontaires ont été fournis. Cela
pourrait être fait de nouveau, pourvu que les frais soient remboursés.
Les langues à être couvertes devraient être l'anglais, le français,
l'espagnol et la langue du pays d'accueil (Arabe). <br>
<br>
<b>5. Plan d'Action <br>
<br>
</b>a) Quatre sous-groupes du Bureau ont été créés pour travailler sur
des documents spécifiques : <br>
<br>
- la procédure Complète de la CS <br>
- le futur du Bureau International de la CS <br>
- le groupe de financement <br>
- la personne de Liaison pour recommander la création des procédures du
groupe de thèmes et contenus.<br>
<br>
Délais :<br>
Version pré finale des documents avant le 15 septembre 2004. <br>
Documents finaux début octobre 2004 <br>
<br>
b) Assurer que les archives des email de la Séance plénière de la CS
garantissent l'accessibilité à tous les documents envoyés à la liste, y
compris les fichiers attachés.<br>
</font><br>
<br>
<div>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>></div>
<div>International Conference Volunteers (IC Volunteers)</div>
<div>P.O. Box 755, 1211 Geneva 4, Switzerland</div>
<div><a href="http://www.icvolunteers.org/" EUDORA=AUTOURL>http://www.icvolunteers.org</a></div>
<div>Phone: +41 22 800 1436</div>
<div>Fax: +41 22 800 1437 or 321 53 27</div>
<div>Email: viola@icvolunteers.org</div>
>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
</html>